Taken

VASMO

Er bestaat een landelijke beroepsorganisatie voor ambtelijk secretarissen: VASMO. Zij zetten zich in voor professionalisering van ambtelijke secretarissen en heeft op dit moment zo’n 550 leden.

 

Deze VASMO onderscheidt 3 taken voor de ambtelijk secretaris:

 

  • de secretariële, administratieve en coördinerende taken.
  • beleidsvoorbereidende taken. de ambtelijke secretaris houdt zich ook bezig met beleidsmatige taken.
  • adviserende taken. je kunt de ambtelijk secretaris zien als de beleidsmedewerker van de or

 

Het zijn met name de taken 2 en 3 waarmee de ambtelijk secretaris zich onderscheidt van de “gewone ”secretaris.

De taken van  een Ambtelijk Secretaris zijn in drie onderdelen te onderscheiden:

 

Voorbereiden en vastleggen vergaderingen

Voeren van het Secretariaat 

Diversen

  • Plannen vergaderingen, reserveren vergaderruimtes en uitnodigen deelnemers
  • Samen met het dagelijks bestuur voeren van agendaoverleg met de bestuurder
  • Samen met het dagelijks bestuur opstellen van de agenda voor de vergadering
  • Samen met het dagelijks bestuur  voorbereiden van de vergadering 
  • Toesturen notulen en stukken voor vergadering aan OR-leden en/of bestuurder
  • Tijdens vergadering maken van aantekeningen voor de notulen en  bevorderen dat besluiten expliciet worden gemaakt en vastgelegd
  • Behandeling ingekomen stukken
  • Voeren van correspondentie met bestuurder en medewerkers
  • Opstellen (concept-)notulen van in elk geval de OR-vergadering en eventueel de overlegvergadering (ov-vergadering), de vergadering van de onderdeel commissie (OC-vergadering) en de vergadering van een commissie- of werkgroep
  • Inrichten en beheren van het archief met stukken en notulen
  • Ter beschikking stellen van (door OR en eventueel de bestuurder) geaccordeerde notulen (intranet, G-schijf, etc.)
  • Organiseren van de verkiezingen van de ondernemingsraad
  • Faciliteren en adviseren ondernemingsraad en commissies
  • Samen met het dagelijks bestuur organiseren van scholingsdagen en eventueel verslaglegging hiervan
  • Communicatie met de medewerkers 
  • Opstellen jaarverslag 
  • Verantwoordelijk voor kennis van (actualiteiten) wet- en regelgeving (WOR)
  • Inwerken nieuwe OR-leden